RECRUTEMENT : Agent de bureau et administratif (Office & Administration Officer) - Management Sciences for Health (MSH)
PRINCIPAL OBJECTIF DU POSTE :
L'Agent Administratif est responsable de fournir un soutien administratif, opérationnel et logistique au bureau et de coordonner les efforts administratifs pour les activités techniques sur le terrain. Il/elle a la responsabilité principale de veiller à ce que les opérations administratives du bureau fonctionnent de manière efficace et efficiente et qu'elles soient alignées pour soutenir l'atteinte des résultats du projet et les attentes des clients. Il/elle soutient les activités générales des opérations et la gestion quotidienne de l'équipement des opérations de bureau pour garantir le bon fonctionnement/la maintenance de routine et la gestion des stocks de fournitures. Il/elle s'occupe également de l'hygiène générale du bureau conformément aux normes et procédures de MSH. Il/elle veille à ce que le soutien administratif et programmatique soit effectué selon la politique de MSH, les procédures opérationnelles standard, les règlements des donateurs et les bonnes pratiques commerciales et que les tâches soient accomplies avec des normes élevées de qualité et d'intégrité.
Fournir un support administratif général et de réception, en assurant un flux de travail fluide dans les opérations de bureau. Gérer les consommables et les magasins de papeterie en assurant un enregistrement approprié des demandes entrantes et sortantes et un réapprovisionnement en temps voulu des besoins récurrents. S'assurer que la petite caisse du bureau est bien gérée et soutenir la flotte de véhicules.
1. Gestion du bureau
Gérer les fonctions administratives et opérationnelles quotidiennes du bureau, y compris la réception.
Aider à la préparation des invitations pour les participants aux ateliers/formations conformément aux procédures de MSH, en veillant particulièrement à l'adhésion aux politiques sur les indemnités.
Effectuer le processus de vérification de l'autorisation anti-terroriste pour les participants aux événements, les lieux et les prestataires de services concernés.
Assurer la disponibilité des matériels, papeterie, documents imprimés, matériels de marque, badges nominatifs, listes d'inscription, tous organisés et emballés pour les activités de formation.
Aider à l'organisation et à la planification des événements internes et conférences/événements.
Maintenir une petite caisse de bureau minimale en assurant une réconciliation des comptes au moins une fois par semaine.
S'assurer que le bureau dispose d'un stock adéquat d'équipements/fournitures de bureau, d'eau, etc.
S'assurer que les ordures sont collectées dans les locaux du bureau lorsque cela est dû ou à intervalles réguliers selon les collecteurs sous contrat. Superviser les services des collecteurs d'ordures et autres prestataires de services externes et signaler toute préoccupation au superviseur.
S'assurer que les fenêtres et les portes du bureau sont bien sécurisées, les lumières éteintes après les heures de travail, en travaillant avec le personnel de nettoyage.
Effectuer une inspection régulière de la plomberie, du drainage, des égouts, des installations électriques et autres pour s'assurer qu'ils sont en bon état ou signaler au superviseur si nécessaire.
S'assurer que les imprimantes et photocopieuses centralisées sont chargées de papier et de consommables à tout moment et signaler les cas de dysfonctionnement au superviseur.
Veiller à ce que les fenêtres, portes et tous les accès du bureau soient fermés quotidiennement après la fin des affaires.
2. Entretien/gestion des stocks
Maintenir le flux de matériels et de fournitures vers les magasins de consommables à l'aide de cartes-bin.
Recevoir les articles achetés dans les magasins de consommables, enregistrer, gérer et distribuer les demandes au personnel.
Assurer un comptage régulier des stocks et indiquer les soldes sur les cartes-bin.
Fournir des rapports d'état réguliers et des demandes de réapprovisionnement en temps opportun.
Prendre en charge et organiser la disponibilité de l'équipement audiovisuel, des affichages et d'autres besoins de réunion.
3. Tâches générales
Vérifier les articles livrés conformément aux quantités et à la qualité (spécifications) des bons de commande en collaboration avec les acheteurs respectifs et les personnes techniques concernées. eVK25ez CzK2w9
Fournir un soutien pour l'ouverture et la fermeture du bureau en collaboration avec le superviseur.
Soutenir et travailler avec le superviseur dans la vérification régulière des actifs.
Veiller à ce que tout équipement et fournitures quittant le bureau pour toute autre destination aient des laissez-passer approuvés et soient correctement enregistrés.
Coordonner les itinéraires des chauffeurs et s'assurer que les demandes de service et de réparation des véhicules sont soumises en temps opportun en travaillant en liaison avec les chauffeurs, le superviseur et le personnel des opérations/achats.
QUALIFICATIONS
ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE MINIMALES REQUISES :
Licence en administration des affaires, administration publique ou domaines connexes.
Au moins 3-5 ans d'expérience administrative pertinente dans le soutien d'équipes de professionnels.
Compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles solides, capable de travailler sous pression.
Familiarité avec la logistique de voyage et la planification d'événements.
Expérience avec des projets financés par le gouvernement américain.
Capacité à travailler de manière flexible et collaborative dans un programme complexe et dans un environnement d'équipe multiculturel diversifié.
Capacité à travailler de manière autonome et à exceller dans un environnement de soutien à la gestion de la santé à rythme rapide.
Capacité à travailler de manière indépendante, prendre des initiatives, être responsable, maintenir une attitude proactive et utiliser un bon jugement.
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication. Un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles et personnelles élevées.
Excellentes compétences en informatique et connaissance des applications de la suite MS Office, y compris Word, Excel, et autres applications.
COMPÉTENCES :
Maîtrise de l'informatique et compétence avec les applications de traitement de texte, notamment Microsoft Excel et Word.
Excellentes compétences en communication. Bonne maîtrise de l'anglais et capacité à travailler dans des environnements multiculturels.
Excellentes compétences interpersonnelles - capable d'établir de bonnes relations de travail. Capacité à partager connaissances et expérience.
Montre une volonté d'apprendre et d'élargir ses compétences.
Une personnalité agréable avec initiative, de bonnes compétences interpersonnelles / de communication.
Disposé à effectuer d'autres tâches selon les besoins
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